Comment faire un bon entretien d'évaluation annuel

Il existe beaucoup de préjugés sur l’utilité de l’entretien annuel : « Perte de temps », « inutile », « c’est de l’administration RH », « cela ne sert à rien sur le terrain », « c’est une obligation », …

Il y a bien sûr des pratiques qui encouragent ces préjugés… Cependant une majorité des personnes interrogées y voient quand même un moyen positif pour évoluer professionnellement. Comme tout outil, c’est la façon de l’utiliser qui en fera la force ou l’inutilité. (Brochure à télécharger à la fin)

L’entretien annuel d’évaluation c’est :

• L’évaluation de la performance,
• L’évaluation de l’atteinte des objectifs,
• L’évaluation du professionnalisme,
• L’évaluation des compétences,
• L’évaluation du potentiel,
• L’évaluation de l’implication ou de la motivation au travail.

L’évaluation porte sur le travail accompli par le collaborateur. Elle n’est pas un jugement, mais une évaluation.

L’entretien d’évaluation est aussi :

• Un lieu d’expression où le collaborateur peut exprimer sa vision de sa performance et ses aspirations pour l’avenir.
• Un lieu d’échange où le collaborateur reçoit du feed-back sur son travail.                           
• Une étape qui permet de fixer ensemble des objectifs pour l’avenir et de mettre en place les moyens pour y parvenir.

Vos collaborateurs ont des attentes fortes dont vous devez tenir compte pour conduire l’entretien. En particulier, ils souhaitent :

• Etre reconnus et valorisés pour le travail fourni.
• Pouvoir s’exprimer et être écoutés, instaurer un vrai dialogue avec leur manager.
• Avoir du feed-back sur leur travail et leurs comportements.
• Se voir proposer des clés et des moyens pour progresser.
• Avoir des objectifs clairs et décidés conjointement à l’issue de l’entretien.
• Se voir proposer un plan d’action et de l’aide pour atteindre ces objectifs.

C’est un acte de management fort !

Il vous permet de mettre en valeur votre leadership.

Cela ne dépend que de vous !

Les occasions de rencontres et de discussions entre managers et collaborateurs sont parfois rares, difficiles à trouver au vu la charge de travail de chacun. Le manque de temps est souvent l’excuse évoquée et pourtant elle ne tient pas debout !

Le dialogue entre manager et collaborateur doit se dérouler tout au long de l’année. Cela est capital pour que le travail se fasse avec la meilleure efficacité et surtout si le manager veut développer ses collaborateurs pour en faire de véritables personnes autonomes et capables d’assurer leurs tâches avec responsabilité. 

Alors l’entretien individuel annuel d’évaluation est l’occasion programmée et régulière qui permet au manager de faire le point sur les compétences du collaborateur, d’être informé des difficultés qu’il rencontre, d’évaluer ses progrès et ses potentialités, et enfin de statuer avec lui sur l’évolution de sa carrière. C’est un moment de partage où le collaborateur livre le bilan de ses actions, le manager confie ses impressions (félicitations et points d’amélioration ou recadrage si nécessaire), où l’on cherche ensemble des solutions, où l’on prend des résolutions.

Généralement organisé en fin d’année civile, ce rendez-vous a plusieurs objectifs visant tous à améliorer la performance des hommes et de l’organisation.

Comment bien se préparer au processus de l'entretien annuel d'évaluation ?

Avant l’entretien annuel :

• Les attentes de la société (règles, valeurs, politiques, …).
• Les attentes du manager.
• Le suivi des performances durant l’année.
• Les entretiens de management réguliers.
• La préparation de l’entretien annuel par le manager (et par l’évalué).

Durant le déroulement de l’entretien :

• Le manager montre ses compétences et son autorité (sens positif).
• C’est un moment privilégié d’échange.
  • Formaliser les résultats.
  • Fixer des objectifs. (voir article)
  • Donner du sens.
  • Donner du soutien et de la reconnaissance.
  • C’est un outil de développement.
• Il est important de bien écouter le collaborateur (il parle environ 70 % du temps).
• Le manager doit être clair, affirmé dans ses attentes et son évaluation.
• Les questions sont le meilleur outil pour confronter et faire réfléchir. (voir brochure ci-dessuus)
• Le manager ne doit pas hésiter à reconnaître sa responsabilité et à soutenir son collaborateur.
• Il est important de finir l’entretien sur une note positive :
  • Il faut une motivation du collaborateur pour aborder les nouveaux objectifs.
  • Même s’il y a sanction pour l’année écoulée !
• L’entretien se termine avec la synthèse des axes de travail et la fixation du premier RDV de suivi…
• Rappeler la disponibilité permanente du responsable si nécessaire.

Le suivi de l’entretien :

• Entretiens de management réguliers (chaque mois, chaque semaine, selon les cas).
• Mise en route des moyens d’évolution discutés (formation, coaching, …).
• Suivi des plans d’action du collaborateur et réajustements nécessaires.

Faire un bon entretien d'évaluation demande la maitrise de divers outils de communication et d'organisation :

• savoir poser des questions et écouter,
• pouvoir donner du feedback et faire émerger une prise de conscience,
• savoir fixer des objectifs SMART, efficaces,...

Pour vous aider nous avons réalisé une brochure basée sur nos interventions en entreprises.

Vous pouvez la télécharger en suivant ce lien.

Et vous pouvez aussi regarder la vidéo qui reprend les étapes avec les explications :